Cách quản trị thời gian hiệu quả cho nhà quản lý

“Quyền lực càng lớn đi đôi với trách nhiệm càng cao”. Vậy các nhà lãnh đạo hàng đầu đã sử dụng bí quyết gì để có được những thành công rực rỡ như ngày hôm nay? Họ đã làm chủ được bản thân mình ra sao?

Một nhà quản lý tài năng sẽ biết cách quản trị thời gian hiệu quả thông qua lịch trình làm việc linh hoạt, dựa vào kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên kết hợp áp dụng phương pháp khoa học và ứng dụng các công nghệ tiên tiến. Vậy quản lý thời gian là gì? Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả?

Quản lý thời gian là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành những mục tiêu đặt ra. Là một kỹ năng sống không thể thiếu nhằm tạo nên những con người thành công trong thời hiện đại. Sự hiệu quả của việc quản trị thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra chứ không phải dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.

Hãy cùng tìm hiểu các cách quản lý thời gian hiệu quả của người thành công nhờ 5 phương pháp sau:

1. Vạch ra kế hoạch cho bản thân

Nhà quản lý là những người chịu trách nhiệm và quản lý tất cả nhân viên trong công ty cùng với khối lượng công việc lớn, hàng loạt các kế hoạch phải xét duyệt. Thế nên, đa số họ đều sử dụng một bản kế hoạch để liệt kê các mục tiêu, hoạt động và phân định thứ tự ưu tiên trong công việc. Trong lúc lên kế hoạch làm việc bạn có thể đặt ra những câu hỏi cho bản thân như: “Trong tuần này mình cần hoàn thành những công việc gì, mình sẽ dành chính xác bao nhiêu thời gian cho công việc đó?”.

Tuy nhiên không dừng lại ở việc chỉ đơn giản là sắp xếp thứ tự ưu tiên, bản kế hoạch còn bao gồm cả việc liệt kê những vấn đề, những mục tiêu ở tương lai cần tập trung và phát triển.

Tóm lại, lịch làm việc cụ thể, rõ ràng và sát với tình hình chung của công ty là một trong những công cụ quan trọng để người quản lý có thể đồng thời thực hiện nhiều loại công việc khác nhau, kiểm soát được tiến độ của các công việc khác nhau thông qua thứ tự ưu tiên,  nhờ đó sẽ giúp tối ưu hóa quỹ thời gian hạn hẹp của các nhà quản lý. Đặc biệt, các nhà quản lý hãy luôn ghi nhớ: Thời gian là vàng bạc, hãy tận dụng một cách thông minh!

2. Đặt thời hạn xử lý công việc

Thời gian để thực hiện một công việc được xem là nhân tố quan trọng quyết định đến tính hiệu quả của công việc. Người biết tận dụng “quỹ thời gian” là người biết đưa ra thời hạn chính xác phải hoàn thành nhằm đốc thúc bản thân, tăng nhanh tiến độ công việc. Nếu trường hợp bạn không thể hoàn thành theo đúng dự định, hãy cân nhắc và điều chỉnh lại thời gian biểu một cách phù hợp nhất.

3. Tập trung vào chuyên môn chính

Tập trung là chìa khóa của sự thành công. Đa số chúng ta thường tốn nhiều thời gian vào những việc mình không hiểu rõ. Có thể bạn giỏi ở việc này, việc kia nhưng lại hay dở tệ, lóng ngóng ở việc nọ. Khi quản lý thời gian, hãy chắc chắn rằng dù bạn làm bất cứ công việc nào cũng nên dồn hết tâm huyết và trí lực vào nó, việc đó không chỉ giúp bạn thành công mà còn tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể.  Nhưng bên cạnh đó, học hỏi hay tự thử thách với công việc mới là điều tốt, nhưng hãy dành nó cho thời gian rảnh rỗi.

4. Hãy dành thời gian cho nhân viên

Bất kì thành công nào của các nhà quản lý tài ba cũng được góp sức từ sự đồng lòng cống hiến của toàn bộ nhân viên. Vì vậy hãy luôn đặt nhân viên của bạn lên hàng đầu, dành thời gian ít nhất một lần trong tuần gặp mặt trực tiếp để trao đổi các thông tin cũng như những mong muốn của nhân viên. Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn cảm thấy hoàn toàn tin tưởng, thoải mái khi trao đổi về các vấn đề công việc, thách thức họ đang gặp phải. Lợi ích trước mắt của phương pháp làm này sẽ giúp bạn sẽ nắm rõ tiến trình công việc đang được thực hiện đến đâu, từ đó việc quản lý thời gian tổng thể cũng trở nên hiệu quả hơn.

5. Sử dụng thời gian rảnh, lên kế hoạch nghỉ ngơi cho bản thân

Doanh nhân kiêm nhà văn Arianna Huffington nghỉ ngơi nhiều lần trong một ngày, đặc biệt là để đi ăn. Bà tin rằng những lần “tạm dừng” này sẽ giúp tăng năng suất và giải tỏa căng thẳng. Cùng suy nghĩ đó, Daymond John – doanh nhân kiêm nhà sáng lập và CEO tại FUBU, tận dụng tối đa thời gian nhàn rỗi. Ví dụ như khi đi du lịch, ông không ngủ quá nhiều mà thay vào đó là đọc và trả lời email. Một nghiên cứu được thực hiện bởi Giáo sư K. Anders Ericsson cùng các cộng sự tại trường Đại học Florida cho thấy 90 phút là thời gian đủ để xử lý công việc hiệu quả nhất. Sau khoảng thời gian này, não bộ cần được nghỉ ngơi thư giãn nhằm tái tập trung, tạo ra các ý tưởng mới. Nói cách khác, để tăng hiệu suất công việc cho cả một quá trình dài, việc phân chia thời gian thư giãn hợp lý giữa giờ làm việc là điều cần thiết, nên thực hiện.

Vậy nên, hãy sử dụng thời gian rảnh hợp lý và không lãng phí nó. Cũng đừng quên lên kế hoạch nghỉ ngơi – bạn có thể dành ra ít thời gian để suy nghĩ về lần “tạm dừng” tiếp theo, giúp làm mới nguồn năng lượng làm việc. Nếu bạn làm việc, quản lý thời gian một cách khoa học và biết quý trọng năng suất lao động của bản thân sẽ là tiền đề vững chắc cho mọi thành công trong tương lai.

Đây là những bí quyết về quản trị thời gian hiệu quả từ các nhà lãnh đạo thành công mà bạn có thể học hỏi để từng bước làm chủ được thời gian của bản thân, từ đó hoàn thành công việc một cách dễ dàng, hiệu quả. Một ngày của họ cũng chỉ có 24 giờ không hơn không kém nhưng chính khả năng biết cách quản lý thời gian và công việc mới là yếu tố tạo nên sự khác biệt.