Giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp

Để quản lý chi phí hiệu quả trong doanh nghiệp, cắt giảm chi phí cũng được coi là một cách hợp lý. Bởi chi phí vận hành cao cũng đồng nghĩa với việc lợi nhuận của doanh nghiệp bị giảm sút nhưng nếu bạn biết tìm ra nguyên nhân để chi phí tài chính giảm mạnh thì đây chính là cơ hội giúp lợi nhuận tăng đáng kể.

Ngược lại, cắt giảm chi phí đôi khi phải gánh chịu nhiều hậu quả lớn hơn nhiều so với chi phí vừa được cắt giảm. Cụ thể hơn việc cắt giảm chi phí không thể diễn ra đồng loạt, mọi lúc mọi nơi mà cần phải xác định rõ: cắt giảm chi phí nào và cắt giảm ở mức độ nào là hợp lý.

Do vậy, doanh nghiệp cần lập ra một kế hoạch cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp cụ thể và nhất là truyền thông thông suốt đến tất cả thành viên trong doanh nghiệp, đặc biệt là cấp quản lý nhằm đảm bảo sự tập trung và hạn chế những lo lắng, bất mãn trong tổ chức. Có như vậy thì việc cắt giảm chi phí mới mang lại hiệu quả cao và không làm mất đi giá trị vốn có của chúng.

Dưới đây là các phương án cắt giảm chi phí mà không gây ảnh hưởng đến lộ trình phát triển của doanh nghiệp.

1. Cắt giảm nhân sự

Khi doanh nghiệp tiến hành cắt giảm chi phí, nhân sự nên được xem xét đầu tiên. Tuy nhiên, nếu nhân sự cắt giảm không cẩn thận sẽ dễ dẫn đến tình trạng thiếu hụt nhân sự, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Thế nên, cần phải xác định vị trí nào cần cắt giảm và những ai cần phải giữ chân lại, đồng thời đề ra chính sách hợp lý

để củng cố tinh thần các đối tượng nhân viên được giữ lại để họ không phảii lo lắng về tương lai. Vì vậy, để cắt giảm chi phí từ nhân sự một cách hiệu quả thì nên làm như sau:

· Xem xét lại số lượng nhân sự của từng phòng ban, từ đó xác định chính xác vị trí nào nên cắt giảm và cắt giảm bao nhiêu. Từ đó, có những chính sách phù hợp, không xảy ra xung đột với các nhân sự ra đi - khích lệ tinh thần người ở lại.

· Nên sử dụng chiến lược nhân viên hướng tới đa nhiệm ở mức cơ bản, đừng để chuyên nghiệp hoá quá mức.

Ngoài ra nên ứng dụng công nghệ phần mềm để giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, đầu tư trang thiết bị hỗ trợ và đào tạo phát triển đội ngũ, nâng cấp hệ thống để nâng cao năng suất và chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Phần mềm quản lý nhân sự là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp của bạn dễ dàng kiểm soát, đánh giá và phát triển nguồn nhân lực, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả cho cả nhân viên và lãnh đạo thông qua hệ thống các công nghệ hiện đại.

Phần mềm sẽ giúp lãnh đạo có một công cụ quản trị toàn diện:

– Lưu trữ hồ sơ của nhân viên

– Quản lý ca làm việc

– Tính lương tự động, đánh giá KPI

– Tạo mối liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức với quy trình làm việc rõ ràng, chi tiết.

Khi áp dụng phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm một khoản chi phí kh khá dành cho những nhân viên làm công tác quản lý trong tổ chức từ đó nâng cao được sự chuyên nghiệp và tính hiệu quả của quản lý.

2. Cắt giảm và phân loại khách hàng

Trong kinh doanh, khách hàng chính là người duy trì hoạt động và quyết định đến sự thành công của công ty, nên không một doanh nghiệp nào muốn cắt giảm lượng khách hàng hết cả.

Có rất nhiều nhóm khách hàng nhưng thực tế không phải nhóm khách hàng nào cũng mang lại giá trị lợi nhuận cao, phải kể đến có những nhóm khách hàng mà

doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí khá lớn chỉ để giữ chân họ, trong khi lợi nhuận họ mang về cho doanh nghiệp không đáng kể. Vì thế, một việc quan trọng cần tiến hành trong quá trình thực hiện hoá chiến lược giảm chi phí cho doanh nghiệp đó chính là phân tích kĩ các nhóm khách hàng để từ đó phân loại khách hàng. Đây là bước quyết định sự thành công của quá trình cắt giảm chi phí này. Cần xác định được đâu là phân khúc khách hàng tiềm năng cần được tập trung chăm sóc duy trì, phát triển và đồng thời mạnh dạn cắt bỏ nhóm khách hàng không cần thiết phải tiếp tục đầu tư.

Dù cho bạn có đang nằm trong bối cảnh doanh thu không tăng trưởng, nhưng nếu bạn biết cách đề ra chiến lược cắt giảm chi phí hợp lý thì sẽ không gây ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Không những vậy, lợi nhuận của doanh nghiệp bạn có thể tăng.

3. Tìm kiếm nhà cung ứng với những mức giá tốt hơn cho cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ

Đây là việc tưởng chừng như đơn giản nhưng thực sự cũng phải cân nhắc thật kĩ lưỡng. Vì hiện nay thị trường cho ta rất nhiều sự lựa chọn nhà cung cấp. Nhưng để tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt kèm theo chi phí phù hợp là điều không hề dễ dàng.

Một nhà cung cấp tốt không chỉ đem đến cho bạn một sản phẩm với giá cả hợp lí mà còn phải cung cấp được cho doanh nghiệp của bạn một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt trong suốt quá trình sử dụng.

Bạn nên thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp khác nhau, để họ có cơ hội chào giá với các mua sắm của bạn từ đó bạn sẽ lựa chọn được mức giá tốt nhất. Do đó, việc dành thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng tốt nhất là điều cần thiết bởi nó sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm một khoản khá lớn và cũng không phải lo lắng về việc tốn quá nhiều thời gian để bảo hành, sửa chữa.

4. Thực hiện các thủ túc đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả nhằm hạn chế chi phí không cần thiết

Đây chính là thời điểm tốt để xem xét lại tất cả các thủ tục và quy trình làm việc để cắt giảm những công việc thừa thãi. Có phải các công việc đang chồng chéo nhau khiến đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đang phải bỏ gấp đôi công sức chỉ để giải quyết một công việc nhất định? Có những quy trình nào đã trở nên dư thừa

nhưng nhân viên vẫn đang tiếp tục dành thời gian hoàn thành nó không? Có phải doanh nghiệp đã tốn quá nhiều tiền cho văn phòng phẩm?

Quả đúng như vậy, các chi phí đến từ giấy, mực in, vật tư, gửi thư và bưu chính … mới nhìn có vẻ mọi người sẽ nghĩ như là vụn vặt, có vẻ không tốn kém lắm, nhưng thực tế nó lại là những chi phí khá lớn. Do đó, những quản lý doanh nghiệp cần nhất quán triệt để về mức độ, số lượng các đồ dùng văn phòng phẩm mà nhân viên được sử dụng.

Hơn thế nữa, các doanh nghiệp cần đẩy mạnh việc thực hiện các nghiệp vụ thông qua Internet như sử dụng hệ thống thanh toán hóa đơn hay hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy và khuyến khích nhân viên không in giấy tờ trừ khi thật sự cần thiết, thay vào đó các báo cáo nên nộp qua internet từ máy tính của bạn thay vì in ra một mớ giấy tờ bừa bộn, khó tìm kiếm về sau. Đây là cách giúp doanh nghiệp bạn giảm

Không những vậy, cần chú trọng đến việc tiết kiệm năng lượng khi không sử dụng bằng cách tắt đèn vào ban đêm hoặc chỉ làm vệ sinh văn phòng hai ngày một lần thay vì hàng ngày.

Vì vậy việc kiểm soát được những chi phí không thực sự cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Tóm lại, với những giải pháp tiết kiệm chi phí trên sẽ giúp công ty tăng lợi nhuận, giảm tác động của khủng hoảng tài chính. Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp và cũng là cách giúp doanh nghiệp vượt qua được thời điểm khó khăn không mong muốn và tạo tiềm lực để tăng tốc trong giai đoạn phát triển tiếp theo.