Người quản lý cần những kỹ năng gì

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường đang bước vào con đường hội nhập quốc tế đã đặt ra nhiều thách thức cho các quốc gia. Trong đó việc xây dựng một đội ngũ các nhà quản lý chuyên nghiệp là một nhiệm vụ cực kỳ quan trọng.

Để tạo nên thành công, một người quản lý cần phải có cả tài năng lẫn kỹ năng. Tài năng có thể là bẩm sinh nhưng kỹ năng quản lý có thể được phát triển thông qua việc đào tạo, cố vấn và kinh nghiệm làm việc.

Trước tiên, nhà quản lý phải có một vốn kiến thức nhất định về hệ thống luật và thuế trong kinh doanh, về marketing, tài chính doanh nghiệp, về dây chuyền sản xuất, công nghệ … Đây là yêu cầu tiên quyết vì nó gắn liền với hiệu quả của quá trình ra quyết định. Thứ hai, người quản lý buộc phải có tầm nhìn xa và có khả năng kết nối tầm nhìn đó với những ý tưởng. Họ phải là nhà cải cách và không chống lại sự thay đổi. Họ là người dám mơ ước và dám trở nên khác biệt và điều cuối cùng họ phải là người sẵn sàng chấp nhận thất bại…Sau đây là một số kỹ năng cần thiết của người quản lý cần phải có:

1. Kỹ năng quản lý con người

Bạn đừng lầm tưởng rằng làm quản lý thì chưa cần kỹ năng lãnh đạo. Đây còn được xem là một kỹ năng không thể thiếu của một nhà quản lý. Thuật ngữ “lãnh đạo” đang được sử dụng ngày càng nhiều khi nhắc đến vai trò của người quản lý vì chức năng của lãnh đạo là chỉ ra những gì cần làm và thúc đẩy những việc đó hoàn thành. Lãnh đạo giỏi được thử thách qua sự thành công trong việc thay đổi sản phẩm, hệ thống và con người một cách năng động. Nhà lãnh đạo giỏi phải là người thúc đẩy quá trình quyết định một vấn đề và trao cho nhân viên của họ quyết định vấn đề đó.

Ngoài ra một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với những thử thách và chấp nhận thay đổi. Đồng thời, phải biết cách hoạch định những mục tiêu rõ ràng và giao việc hợp lý theo kinh nghiệm, khả năng, ưu điểm của từng nhân viên. Hãy đặt niềm tin và cho phép họ có không gian tự chủ, độc lập làm việc và giải quyết vấn đề theo kế hoạch chung đã được thống nhất.

2. Kỹ năng ứng xử và giao tiếp tốt

Sức mạnh để tạo ra các mối quan hệ có được từ một kỹ năng giao tiếp tốt. Nếu bạn trở thành nhà quản lý thành công, bạn phải là người thành thạo giao tiếp bằng văn nói và cả văn viết. Bạn phải biết cách tạo ấn tượng bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, đôi mắt và cách diễn đạt dễ hiểu, thuyết phục được người nghe. Không những vậy kỹ năng này đòi hỏi sự tinh tế, linh hoạt về kiến thức cũng như kinh nghiệm xã hội của nhà quản lý. Mục tiêu của kỹ năng này là nâng cao sự hiểu biết và tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở nhận diện và công nhận các giá trị và nhu cầu của các đối tượng giao tiếp. Một người quản lý giỏi giao tiếp là người biết đưa ra chỉ đạo hiệu quả và biết lắng nghe. Những người quản lý này có thể xử lý thông tin hiệu quả và truyền đạt lại cho nhân viên một cách rõ ràng. Do đó, họ luôn đảm bảo nhân viên hiểu rõ tầm nhìn và giá trị của công ty, cũng như công nhận những đóng góp của nhân viên với mục tiêu đã đề ra.

Không những vậy, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng làm việc cũng như trao đổi thông tin với nhân viên của mình. Nếu bạn muốn lãnh đạo một nhóm, trước tiên bạn cần phải có được sự tôn trọng của đồng nghiệp bằng cách bạn phải biết cách ứng xử với người khác. Thế nên bạn nên dành thời gian để làm quen với các thành viên trong nhóm, thông qua các hoạt động xã hội, đào tạo đội nhóm để gắn kết các thành viên lại với nhau. Đó là điều mà một quản lý nên làm để phát triển tổ chức của mình. Ngược lại việc đối xử ngược đãi đối với người

lao động có thể dẫn đến hiệu suất làm việc kém, thường xuyên ngắt quãng và cho năng suất thấp.

3. Sự tin cậy

Việc được tin cậy vô cùng quan trọng. Với vai trò là một người quản lý, bạn phải thiết lập được mối quan hệ tin cậy với giữa bạn với nhân viên để họ cảm thấy thoải mái khi chia sẻ thông tin với bạn. Bạn có thể tạo ra các cuộc họp nhóm hàng tuần (tháng) để nhân viên biết rằng họ luôn quan trọng với bạn và bạn hãy luôn lắng nghe những ý kiến đóng góp của họ.

Không những thế, bạn cũng cần xây dựng niềm tin với những gì bạn đã nói, khi đó nhân viên cấp dưới sẽ thoải mái hơn khi làm việc theo sự chỉ đạo của cấp trên. Điều này giúp bạn xây dựng một vị trí, một vai trò gương mẫu và là nguồn động lực cho tập thể của mình.

4. Tính linh hoạt

Mỗi ngày chúng ta đều phải đối mặt với nhiều sự thay đổi khác nhau. Luật pháp và những quy định luôn thay đổi. Đối thủ cạnh tranh luôn phát hành những sản phẩm mới. Trong công việc, sự thất bại và những thay đổi luôn luôn xảy ra vào phút chót. Vì vậy nhà quản lý giỏi phải có sự linh hoạt để đối phó với sự thay đổi liên tục. Tính linh hoạt cho phép những nhà quản lý này phản ứng nhanh hơn và giảm thiểu những biến cố đổ vỡ có thể đến bất ngờ. Nhân viên sẽ đánh giá cao khả năng thích ứng của bạn để giải quyết vấn đề.

5. Lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Nhà quản lý là người sẽ ra quyết định và toàn bộ bộ máy của công ty sẽ hành động theo quyết định đó. Có thể nói quyết định của nhà quản lý ảnh hưởng rất lớn tới vận mệnh của doanh nghiệp. Bên cạnh việc tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại thì việc lập kế hoạch và tư duy chiến lược cho công việc trong tương lai sẽ giúp nhà quản lý phác họa rõ nét những công việc mà họ cần làm để phát triển công ty. Điều này có nghĩa là thiết lập công việc ưu tiên phù hợp với mục tiêu của công ty, xem xét các hệ thống, chính sách, tham gia đào tạo và quản lý các hoạt động của đội nhóm.

Khi nhà quản lý đã thiết lập được một kế hoạch rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu đã được đề ra. Trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, người quản lý sẽ cần đến những công cụ giải quyết vấn đề và khi cần thiết, phải ra và thực thi các quyết định nằm trong quyền hạn của mình. Sau

khi kế hoạch được hoàn thành, người quản lý có trách nhiệm truyển tải thông tin kế hoạch cho cấp trên và cấp dưới để tham khảo ý kiến. Vì vậy kỹ năng lập kế hoạch rất quan trọng bởi một kế hoạch sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả khó lường.

6. Kỹ năng phát triển bản thân

Một nhà quản lý hiệu quả là người biết sử dụng thang đo của chính mình so với thang đo của xã hội để có được cái nhìn toàn diện về tầm quan trọng trong việc phát triển bản thân. Liệu bản thân đã làm tốt hết mức chưa, mình đã thực lòng với mọi người chưa? Nếu câu trả lời là có, bạn có thể tự tin và bước tiếp trên con đường của mình. Ngược lại bạn cần nhận thức được điểm yếu, những sai lầm của chính mình và phải loại bỏ những điều đó tránh gây cản trở sự tiến bộ của cả nhóm. Điều quan trọng là phải biết những giới hạn của mình và tìm cách để làm việc thật tốt hoặc cải thiện công việc.

Khi bạn sẵn sàng học hỏi, hãy lấy những sai lầm đó để tự phê bình bản thân hoặc so thể tự động viên. Vì nó như là động lực để bạn cải thiện và có cái nhìn tích cực đối với công việc của mình. Đừng trông chờ vào sự công nhận và lời động viên từ người khác, chính bản thân chúng ta phải là người đầu tiên thấy những điểm mạnh, những đóng góp, thành công của mình dù đó là những thành công nhỏ nhất.

7. Kỹ năng phát triển nhân viên

Trong công việc, không ai mà không phạm sai lầm dù lớn hay nhỏ và nhân viên cũng không ngoại lệ. Người quản lý hiệu quả là người biết đánh giá, huấn luyện và tạo điều kiện cho nhân viên của mình nâng cao kỹ năng tay nghề. Một khi nhân viên phạm sai lầm, người quản lý cần đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng. Bởi đây là cơ hội để nhân viên học hỏi và phát triển chứ không phải là dịp để chế giễu và làm nản lòng nhân viên.

Đồng thời, nếu nhân viên của mình thực hiện tốt, bạn có thể xây dựng lòng tự trọng của nhân viên bằng sự ghi nhận và khen thưởng, hoặc bằng cách trao cho họ những nhiệm vụ mới, dự án mới để tăng giá trị đóng góp của họ trong công ty. Hoặc bằng những lời khuyên, động viên và quan tâm đến cuộc sống của nhân viên sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc và đảm bảo rằng nhân viên cảm thấy mình có giá trị với công ty. Do đó bạn phải tìm hiểu cụ thể đâu là động lực thúc đẩy làm việc tốt nhất của nhân viên để làm tăng năng suất và niềm đam mê của họ.

8. Kỹ năng truyền thông

Hiện nay vai trò của tiếng Anh rất quan trọng. Các nhà quản lý quốc tế phải là người sử dụng thành thạo tiếng Anh trong giao tiếp truyền thông. Điểm yếu duy nhất mà nhiều nhà quản lý hay mắc phải là không biết lắng nghe. Nghe và chấp nhận sự khác biệt là yếu tố quan trọng của phát triển. Nhà quản lý phải là người có khả năng truyền cảm hứng để đưa nhân viên của họ đi xa hơn trong tổ chức. Nói khó, nghe khó, nhưng viết lại còn khó hơn nữa. Viết cho đúng, thể hiện rõ ý tưởng và thuyết phục được người đọc là kỹ năng cần luyện tập thường xuyên. Bên cạnh việc truyền thông trong nội bộ các doanh nghiệp, các nhà quản lý cần luyện tập thêm các kỹ năng truyền thông công cộng như diễn thuyết, trả lời phỏng vấn hoặc viết báo.

Tóm lại việc quản lý hiệu quả không hề dễ dàng. Nhân viên có hiệu quả làm việc cao nhất chưa chắc sẽ là nhà quản lý giỏi và ngược lại nhân viên thể hiện được cả 8 kỹ năng cần có của người quản lý thì chắc chắn sẽ là người thành công hơn trong vai trò quản lý.