HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Hướng dẫn quản trị hệ thống (Quản lý sử dụng web để quản trị)

Hướng dẫn sử dụng app mobile (Nhân viên sử dụng app mobile để chấm công)

I. Hướng dẫn dành cho admin

Admin thao tác trên nền website, có thể sử dụng được mọi thiết bị để truy cập, tuy nhiên các bạn nên sử dụng PC để tiện cho việc nhập liệu. Trong trường hợp không có sẵn PC nếu muốn bạn vẫn có thể dùng điện thoại hoặc máy tính bảng để thao tác.

Để dễ dàng hơn bạn chỉ cần chú trọng đến các màn hình sau: Cài đặt hệ thống (thông tin tài khoản, cài đặt hệ số công), cài đặt nhân sự (cài đặt chi nhánh, quản lý nhân viên), cài đặt chấm công (cài đặt ca, quản lý phân công), chấm công. Bạn nên tập trung cài đặt chính xác dữ liệu từ đầu để đảm bảo báo cáo xuất ra chính xác tuyệt đối.

ĐĂNG KÝ VÀ ĐĂNG NHẬP TÀI KHOẢN ADMIN

Video hướng dẫn đăng ký và đăng nhập

Đăng ký tài khoản

Đăng nhập hệ thống

CHỌN HÌNH THỨC PHÂN CÔNG

Đầu tiên bạn chọn hình thức phân công phù hợp với đơn vị kinh doanh của mình, hiện XWorkerBee chia thành 2 hình thức phân công sau:

1. Phân công theo từng nhân viên

Áp dụng cho những đơn vị kinh doanh không phân lịch cố định, mỗi người có 1 lịch làm việc khác nhau và có thể thay đổi thường xuyên.

Đối tượng khách hàng phổ biến: Quán cafe, quán ăn, cửa hàng,...

2. Phân công theo lịch trình

Áp dụng cho doanh nghiệp có những lịch làm việc cố định dành cho từng nhóm nhân viên.

Đối tượng khách hàng phổ biến: Văn phòng, công xưởng,...

1. CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

Video hướng dẫn cài đặt hệ thống

1.1 Thông tin tài khoản

Bạn phải nhập chính xác thông tin để tiện cho việc tư vấn và hỗ trợ

1.2 Cài đặt hệ số công

Hệ thống quy thành đơn vị "Công" để tiện cho việc tính toán

Loại công được chia thành 4 loại: Giờ ngày, giờ đêm, cuối tuần, lễ tết

Hệ số công được cài đặt mặc định như bên dưới, có thể điều chỉnh lại nếu muốn

- Giờ ngày: Hệ số công = 1

- Giờ đêm: Hệ số công = 1.5

- Cuối tuần: Hệ số công = 2

- Lễ tết: Hệ số công = 3

Công thức tính công:

Số công = Số giờ làm ngày * Hệ số công ngày

+ Số giờ làm thêm, tăng ca ngày * Hệ số công làm thêm, tăng ca ngày

+ Số giờ làm đêm * Hệ số công đêm

+ Số giờ làm thêm, tăng ca đêm * Hệ số công làm thêm, tăng ca đêm

+ Số giờ làm cuối tuần * hệ số công cuối tuần

+ Số giờ làm lễ tết * hệ số công lễ tết

Đối chiếu với ảnh bên dưới để dễ hiểu

Ví dụ: Tháng 04/2019, nhân viên Nguyễn Văn A có số giờ làm ngày là 120 giờ, số giờ làm đêm là 5 giờ, số giờ làm cuối tuần là 2 giờ, số giờ làm ngày lễ là 8 giờ

Số công tháng 04/2019 của Nguyễn Văn A dựa trên cài đặt mặc định được tính: 120x1 + 5x1.5 + 2x2 + 8x3 = 152.5(Công)

Cài đặt hệ số công

2. CÀI ĐẶT NHÂN SỰ

Video hướng dẫn cài đặt nhân sự

2.1 Quản lý chi nhánh

Chọn chính xác tọa độ địa điểm làm việc của bạn trên google maps, có thể check xet bán kính hoặc không xét bán kính

+ Xét bán kính: Vị trí checkin, checkout của nhân viên dựa trên bán kính được cài đặt, nếu khoảng cách từ tọa độ địa điểm làm việc tới vị trí đứng nhỏ hơn hoặc bằng bán kính thì cho phép chấm công, còn lớn hơn thì không chấm công được

+ Không xét bán kinh: Nhân viên đứng đâu cũng có thể checkin được

2.2 Danh mục phòng ban

2.3 Danh mục chức vụ

2.4 Quản lý nhân viên

Nhân viên ngoài chấm công được tại chi nhánh chính còn có thể chấm công tại các chi nhánh khác

Phân công theo lịch trình

Nhập đầy đủ thông tin nhân viên, mỗi nhân viên có một tài khoản để đăng nhập sử dụng app

Phân công theo từng nhân viên

Nhập đầy đủ thông tin nhân viên, mỗi nhân viên có một tài khoản để đăng nhập sử dụng app

Phân công làm việc trực tiếp cho mỗi nhân viên bên dưới phần nhập thông tin

3. CÀI ĐẶT CHẤM CÔNG

Phân công theo lịch trình

Video hướng dẫn cài đặt chấm công

3.1 Cài đặt ca

Tạo ca

Nhập giờ bắt đầu ca, giờ kết thúc ca, nghỉ giữa ca. Khoảng cho phép checkin và khoảng cho phép checkout tự sinh ra, nếu bạn cảm thấy khoảng này không phù hợp có thể hay đôi lại

3.2 Cài đặt lịch trình

Tạo lịch trình

3.3 Quản lý phân công

Tạo phân công

3.4 Quản lý tăng ca

Tạo tăng ca

3.5 Quản lý thêm giờ

Tạo thêm giờ

Phân công theo từng nhân viên

3.1 Cài đặt ca

Tạo ca

Nhập giờ bắt đầu ca, giờ kết thúc ca, nghỉ giữa ca. Khoảng cho phép checkin và khoảng cho phép checkout tự sinh ra, nếu bạn cảm thấy khoảng này không phù hợp có thể hay đôi lại

3.2 Quản lý tăng ca

Tạo tăng ca

3.3 Quản lý thêm giờ

Tạo thêm giờ

4. CHẤM CÔNG

Video hướng dẫn chấm công

Theo dõi chi tiết thông tin chấm công trong ngày, xác nhận lại thông tin chấm công hợp lệ hay không qua hình ảnh khuôn mặt, qua vị trí đứng chấm công

Cho phép quản lý chấm công dùm bằng tay nếu điện thoại nhân viên nào đó gặp vấn đề không thể sử dụng

Checkin bằng tay

5. DUYỆT NGHỈ PHÉP, DUYỆT ĐI TRỄ VỀ SỚM

Video hướng dẫn duyệt xin nghỉ phép, xin đi trễ về sớm

Xin nghỉ phép

Xin đi trễ, về sớm

6. GỬI THÔNG BÁO

Video hướng dẫn gửi thông báo cho nhân viên

Gửi thông báo

7. THEO DÕI BÁO CÁO

Video hướng dẫn xem báo cáo

Bảng chấm công tháng

Bảng chấm công chi tiết

Báo cáo nghỉ phép năm

8. TÍNH LƯƠNG

Video hướng dẫn tính lương

Tạo danh sách phụ cấp, khấu trừ

Tạo bảng lương và cập nhật số tiền phụ cấp, khấu trừ

(Chú ý: nhấn vào từng bước để xem hướng dẫn chi tiết)

II. Hướng dẫn dành cho nhân viên

Sử dụng điện thoại di động tải app về để dùng, yêu cầu điện thoại phải có kết nối mạng (3G, wifi,...)

1. ĐĂNG NHẬP APP MOBILE

Video hướng dẫn đăng nhập app và chấm công

Nhập đủ mã tài khoản, tên đăng nhập, mật khẩu để đăng nhập

Đăng nhập app mobile

2. CHẤM CÔNG

Video hướng dẫn đăng nhập app mobile và chấm công

Thực hiện checkin trước khi làm và checkout trước khi ra về đầy đủ

Nếu gặp tính huống không thể sử dụng app thì báo cho quản lý chấm công hộ bằng tay

Màn hình checkin

3. XIN NGHỈ PHÉP

Video hướng dẫn xin nghỉ phép, xin đi trễ về sớm

Có thể xin một ngày hoặc nhiều ngày

Xin nghỉ phép

4. XIN ĐI TRỄ, VỀ SỚM

Video hướng dẫn xin nghỉ phép, xin đi trễ về sớm

Xin đi trễ, về sớm

5. XEM THÔNG BÁO, NHẮC NHỞ

Video hướng dẫn admin gửi và nhân viên tiếp nhận thông báo, nhắc nhở

Xem thông báo, nhắc nhở

6. XEM BÁO CÁO

Nhân viên tự theo dõi tình hình chấm công của mình trên app, nếu có vấn đề gì báo ngay cho quản lý để giải quyết

Xem báo cáo

  1. 1

    Chọn "Thanh toán hóa đơn"

  2. 1

    Cài đặt hệ thống

    Bạn vui lòng chọn phí dịch vụ chung cư cần thanh toán, trước khi chọn "Tiếp tục" để thực hiện bước giao dịch tiếp theo.

  3. 2

    Chọn "Tiếp tục"

    Bạn vui lòng chọn phí dịch vụ chung cư cần thanh toán, trước khi chọn "Tiếp tục" để thực hiện bước giao dịch tiếp theo.